XTREM WATCH — Découvrez la puissance de la veille collective

On fait tous de la veille, avec Xtrem Watch, vous ne la ferez plus jamais seule

Pour … quoi ?

La veille est une activité habituellement individuelle, avec Xtrem Watch on la rend :

  • Collective : ce qui permet de partager et découvrir de nouveaux sujets qui ne sont pas dans notre radar

Nous avons créé ce format d’atelier en nous basant sur notre vécu avec Xtrem Reading en nous posant une question :

Quelle autre activité solitaire pourrait bénéficier de l’intelligence collective et s’enrichir avec des interactions ?

Quoi ?

Cet atelier permet :

  • Aux participants de comprendre qu’il n’est pas nécessaire de préparer un sujet parfaitement pour le présenter : revenir à une certaine simplicité

A chaque fois qu’on organise une session les participants sont surpris :

  • D’avoir appris autant en si peu de temps

Ils ne croient pas que ce soit possible de consolider de quoi présenter aux autres participants à la fin de l’activité. Pourtant on doit bien souvent mettre fin aux discussions tellement les gens ont de choses à partager.

Comment faire ?

L’invitation

Lorsque nous organisons cette activité, nous envoyons massivement une invitation par email mais aussi à l’aide d’affiches physiques.

L’idée est de toucher un maximum de personnes. On souhaite en attirer avec des centres d’intérêt variées ainsi que des compétences totalement différentes les unes des autres. Habituellement, nous attirons des développeurs ou architectes, des managers IT ou business, des personnes des RH, …

Le secret est de réussir à susciter l’intérêt à l’aide d’une invitation impactante et inclusive :

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Exemple d’invitation

Organisation de l’espace / matériel nécessaire

Matériel pour chaque participant :

  • Un ordinateur portable ou un smartphone permettant d’effectuer des recherches

Matériel de facilitation :

  • Des post-its pour l’idéation
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L’activité peut également se faire avec tout ou partie des participants à distance dans ce cas-là on peut utiliser des outils comme Miro ou Trello pour la partie idéation.

La distribution de la participation

L’atelier est conçu de manière à alterner travail individuel et en groupe (de 2 ou 3). Il faut un minimum de 4 participants (de quoi former 2 groupes) pour pouvoir se lancer. On vous conseille de planifier des sessions d’1h30 cela permet de dérouler l’atelier sans mettre la pression aux participants et ainsi en tirer le maximum pour tous.

Etapes et timing

Une session se déroule de la manière suivante :

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Les participants sont invités à brainstormer pendant 5 minutes afin de générer un maximum de post-its sur lesquels ils inscrivent des sujets qu’ils souhaitent vraiment découvrir durant la session. Ils utilisent en général leurs smartphones pour celà: fils twitter, sites d’information, Reddit, …

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Chaque participant vient coller ses post-its sur le mur d’idéation et pour chacun d’entre eux expose rapidement le concept (1 minute / participant) associé et pourquoi il veut le découvrir durant cette session.

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Une fois que tout le monde a présenté ses sujets le facilitateur invite les participants à voter pour les sujets qu’ils veulent tacler durant cette session (le plus souvent on utilise le dot voting car efficace peu importe la taille du groupe).

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Suite à la priorisation, les participants s’organisent pour former des groupes d’intérêts de 2 ou 3 personnes. Ils en profitent pour se déplacer et constituer des groupes physiquement localisés.

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Chacun va alors avoir 5 minutes pour se plonger dans le sujet et ainsi rechercher via son smartphone ou un ordinateur un maximum d’informations sur le sujet de son groupe.

L’idée est de croiser un maximum de sources différentes et de ratisser large dans cette étape.

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Au sein de chaque groupe les participants vont échanger sur leurs découvertes, présenter ce qu’ils ont trouvé et à l’aide de quelles sources. A la fin de ces 5 minutes le groupe a déterminé ce sur quoi il souhaite aller plus loin et s’est réparti les catégories à traiter.

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Suite à la synchronisation chacun repart se plonger sur les catégories à traiter. Ils plongent encore un peu plus profondément dans le sujet.

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Chaque membre du groupe a désormais passé une dizaine de minutes à creuser le sujet. Il est temps de faire profiter les autres de ces pépites. Le groupe a alors 10 minutes pour préparer son partage à l’assemblée. Cela peut se faire à l’aide slides, de mind maps, d’images ou de sketch note, … il n’y a pas de limite à la créativité.

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Le partage se fait en plusieurs étapes :

Chaque groupe déroule sa présentation, le facilitateur invite les participants à poser des questions et finit par poser des questions à propos de l’utilité de ces découvertes pour les participants aussi bien professionnellement que personnellement.

Voici quelques exemples de sujets taclés dernièrement durant nos sessions :

  • Burn-out vs dépression

Les sujets peuvent être vraiment très variés et sont le reflet de l’intérêt des participants à un moment précis dans le temps.

Bons Tuyaux & Pièges

Pour réussir cette activité il faut vraiment réussir à la lancer dans la bonne humeur et mettre tout le monde dans un état d’esprit de partage.

En tant que facilitateur il est primordial de préciser que cette activité ne permet que d’effleurer des sujets et permettre de découvrir si oui ou non on a envie d’investir plus de temps sur sa découverte.

Il faut également introduire la limite de l’exercice : pas de vérification possible des sources en si peu de temps.

PRO TIP : En tant que facilitateur ne reste pas dans l’ombre, intègre un groupe et participe à l’atelier ; les temps sont assez longs et par expérience faciliter et participer est tout à fait faisable avec ce format.

Variations

Ce que vous pourriez expérimenter :

  • Organiser ce genre de session sur des domaines bien spécifiques afin de faire découvrir les expertises des uns et des autres : casser les silos en douceur

Qui ?

Nous avons créé Xtrem Watch et rédigé cet article ensemble :

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